Запуталась в формулировках. Если я сама иду в ВЦ, мне нужна доверенность в свободной форме или нет?
Что значит «при подаче через VFS»? Сайт ВЦ — это и есть VFS. Япония

Если Вы сама несёте свои документы в ВЦ и не несёте ничьи больше документы, то этот пункт Вам не нужен
Если Вы несёте чьи-то документы, то эти люди должны написать Вам доверенность, каждый свою

за нас недавно сдали документы в вц мск - просили и при сдаче, и при получении, потому что забирали в обоих случаях

Да, там двусмысленная формулировка получилась.

По правилам Посольства доверенность пишут в свободной форме. А ВЦ сделал свой бланк, чтобы был пример.
В бланках от бота есть и такая, и такая, выбирайте, какая больше нравится